Bagi peneliti yang baru pertama kali mengirimkan naskah secara daring, sistem Open Journal System atau OJS kerap terasa membingungkan karena banyaknya kolom dan tahapan yang harus dilalui. Kesalahan kecil saat mengisi metadata maupun mengunggah berkas dapat memperlambat proses review, bahkan berpotensi membuat naskah dikembalikan sebelum sempat dinilai substansinya. Oleh karena itu, memahami alur submit dan tracking naskah menjadi keterampilan penting bagi siapa pun yang ingin lancar menjalani proses publikasi jurnal sinta 3. Artikel ini akan memandu pembaca memahami setiap tahapan penggunaan OJS secara sistematis.
Table of Contents
1. Mengenal Sistem OJS sebagai Platform Submission Utama
Sebelum membahas langkah teknis, penting untuk memahami terlebih dahulu apa sebenarnya sistem OJS dan mengapa hampir seluruh jurnal nasional menggunakannya.
1. Fungsi Dasar OJS bagi Pengelolaan Jurnal
OJS merupakan perangkat lunak sumber terbuka yang dirancang untuk mengelola seluruh proses penerbitan jurnal, mulai dari submission naskah, proses review, hingga publikasi akhir. Sistem ini memungkinkan pengelola jurnal memantau setiap tahapan secara terpusat dan transparan.
2. Keunggulan OJS Dibandingkan Pengiriman Manual
Dibandingkan dengan pengiriman naskah melalui surel secara manual, OJS menawarkan keunggulan berupa pencatatan riwayat komunikasi yang lebih rapi antara penulis dan editor. Setiap tahapan proses juga dapat dipantau secara langsung oleh penulis melalui akun yang telah terdaftar.
2. Tahapan Registrasi Akun sebelum Mengirimkan Naskah
Sebelum dapat melakukan submission, penulis terlebih dahulu perlu menyelesaikan proses registrasi akun pada sistem OJS jurnal yang dituju.
1. Mengisi Data Diri secara Lengkap dan Akurat
Pada tahap registrasi, penulis diwajibkan mengisi data diri secara lengkap, termasuk afiliasi institusi dan alamat surel aktif. Kesalahan pengisian data pada tahap ini dapat menghambat komunikasi selanjutnya antara penulis dan pihak redaksi.
2. Memverifikasi Akun melalui Surel yang Terdaftar
Setelah proses registrasi selesai, penulis biasanya akan menerima tautan verifikasi melalui surel yang telah didaftarkan. Verifikasi ini wajib diselesaikan agar akun benar-benar aktif dan dapat digunakan untuk mengunggah naskah.
3. Langkah Mengunggah Naskah melalui Sistem OJS
Setelah akun aktif, tahap berikutnya adalah mengunggah naskah beserta dokumen pendukung yang diperlukan.
1. Menyiapkan Berkas Naskah sesuai Format yang Diminta
Sebelum diunggah, naskah perlu dipastikan sudah sesuai dengan template resmi jurnal, baik dari segi format penulisan maupun jenis berkas yang diminta, umumnya dalam format dokumen pengolah kata. Penulis juga perlu memastikan seluruh identitas penulis telah dihapus dari berkas utama apabila jurnal menerapkan sistem blind review.
2. Mengisi Metadata Naskah dengan Teliti
Selain mengunggah berkas utama, penulis juga diwajibkan mengisi metadata seperti judul, abstrak, kata kunci, hingga daftar penulis secara lengkap pada kolom yang tersedia. Ketelitian dalam mengisi metadata ini turut memengaruhi kemudahan pencarian artikel setelah nantinya diterbitkan.
4. Cara Melakukan Tracking Status Naskah
Setelah naskah berhasil dikirimkan, penulis perlu memahami cara memantau perkembangan status naskah melalui sistem OJS.
1. Memahami Istilah Status pada Dashboard OJS
Sistem OJS umumnya menampilkan berbagai istilah status, mulai dari submission, review, hingga revision required atau accepted. Memahami arti setiap istilah tersebut membantu penulis mengetahui posisi naskahnya dalam alur proses secara lebih jelas.
2. Menghubungi Editor Apabila Status Tidak Berubah dalam Waktu Lama
Apabila status naskah tidak mengalami perubahan dalam jangka waktu yang cukup lama, penulis dapat mengirimkan pesan sopan kepada editor melalui fitur komunikasi yang tersedia di dalam sistem. Langkah ini lebih disarankan dibandingkan menghubungi editor melalui jalur di luar sistem resmi jurnal.
5. Mengatasi Kendala Umum saat Menggunakan OJS
Terakhir, terdapat beberapa kendala umum yang sering dialami penulis pemula saat menggunakan sistem OJS untuk pertama kalinya.
1. Kesulitan Format Berkas yang Ditolak Sistem
Beberapa penulis mengalami kendala ketika berkas yang diunggah ditolak sistem karena ukuran terlalu besar atau format yang tidak sesuai. Memeriksa ketentuan teknis pada panduan penulis sebelum mengunggah dapat mencegah kendala semacam ini terjadi berulang kali.
2. Ketidakpahaman terhadap Alur Revisi di dalam Sistem
Selain itu, banyak penulis pemula bingung ketika harus mengunggah ulang berkas revisi karena alur yang berbeda dari submission awal. Bagi penulis yang membutuhkan pendampingan menyeluruh dalam menghadapi sistem submission daring, layanan seperti publikasi jurnal sinta 3 dapat membantu memandu setiap tahapan teknis agar proses berjalan lebih lancar tanpa kendala berarti.
Kesimpulan
Memahami alur submit dan tracking naskah melalui sistem OJS menjadi keterampilan teknis yang tidak kalah penting dibandingkan kualitas substansi penelitian itu sendiri. Dengan menyelesaikan registrasi akun secara benar, mengunggah berkas sesuai ketentuan, memantau status secara berkala, serta mengetahui cara mengatasi kendala umum yang mungkin muncul, penulis dapat menjalani proses submission dengan lebih percaya diri. Penguasaan teknis semacam ini pada akhirnya turut mendukung kelancaran keseluruhan proses publikasi ilmiah.
Pertanyaan yang Sering Diajukan
Apakah setiap jurnal Sinta 3 pasti menggunakan sistem OJS?
Mayoritas jurnal Sinta 3 di Indonesia memang menggunakan sistem OJS karena kemudahan pengelolaannya, namun tetap ada sebagian kecil jurnal yang menggunakan sistem submission lain atau bahkan masih menerima naskah melalui surel secara manual.
Apa yang harus dilakukan jika lupa kata sandi akun OJS?
Penulis dapat menggunakan fitur pemulihan kata sandi yang biasanya tersedia pada halaman login OJS dengan memasukkan alamat surel yang telah terdaftar sebelumnya. Sistem akan mengirimkan tautan pemulihan kata sandi melalui surel tersebut secara otomatis.
Berapa lama biasanya status naskah berubah setelah proses submission awal?
Waktu perubahan status bervariasi tergantung kebijakan masing-masing jurnal, namun umumnya status awal seperti pemeriksaan editor berlangsung dalam hitungan minggu sebelum naskah diteruskan ke tahap review oleh mitra bestari. Apabila dalam waktu lama tidak ada perubahan status, penulis berhak menanyakan perkembangan naskah kepada pihak redaksi.
